Über ein Jahr lang nahm eine Projektgruppe des Diözesan-Caritasverbandes Regensburg die Entbürokratisierung der Pflegedokumentation ins Visier. Nun ist die Aufgabe abgeschlossen – ein guter Grund, um Bilanz zu ziehen und zu feiern! Erfolgreiche Arbeit bedarf der Steuerung und Kontrolle. Wenn aber der administrative Aufwand überhand nimmt, droht Ineffizienz. Die angestrebten Ziele geraten in Gefahr. Besonders bemerkbar macht sich das bei der Betreuung und Pflege alter Menschen. Die überbordende Bürokratie ist den Pflegeeinrichtungen schon lange ein Dorn im Auge. Aktenpflege ist wichtig, aber wichtiger ist die Altenpflege! „Ein gewisses Maß an Bürokratie ist sicher notwendig, weil wir gute Arbeit für die uns anvertrauten Menschen machen und nachweisen wollen“, sagte Mechthild Hattemer, Leiterin des Referats Stationäre Altenhilfe und Pflegeexpertin der Caritas Regensburg. Die Dokumentation der Arbeit dürfe die eigentliche Arbeit aber nicht auffressen. „Unsere guten Kräfte in Pflege, Verwaltung und Hauswirtschaft wollen sich um die Ihnen anvertrauten älteren Menschen kümmern“, so Hattemer weiter. Um der Altenpflege gegenüber der Aktenpflege wieder den nötigen Raum einzuräumen, nahm sich eine Arbeitsgruppe der Caritas Regensburg des drängenden Problems an. Das Ergebnis kann sich sehen lassen!

Maßnahmen auf das Nötigste und Sinnvolle beschränkt

Gesteuert wurde das von Mai 2015 bis Juni 2016 dauernde Projekt von den Mitarbeiterinnen des Caritas-Referats für Stationäre Altenhilfe, Mechthild Hattemer und Roswitha Maria Straßer. Maria Kammermeier vom Institut B.A.S.I.C. in Regensburg begleitete als externe Beraterin den Prozess. Neben den von der Caritas Regensburg getragenen Heimen, Marienheim, Elisabethinum (beide Regensburg), St. Michael (Mainburg), Maria Rast (Altmannstein) und St. Vinzenz (Wallersdorf) nahmen zwei weitere kirchliche Regensburger Altenheime, Albertinum und Maria vom Karmel, teil.

In einem intensiven Organisationsprozess gestalteten die Beteiligten verschiedene Strukturen und Vorgehensweisen neu. Die administrativen Abläufe sollten noch effizienter werden, um der Pflege mehr Raum zu verschaffen. Und die, um die es eigentlich geht, werden noch viel stärker miteinbezogen: Angehörige und Heimbewohner sind durch regelmäßige und gezielte Befragungen noch stärker eingebunden. Pflegekräfte erfassen und dokumentieren so schneller und besser die Bedürfnisse der Betroffenen. Außerdem wurde die Pflegedokumentation vereinfacht und auf das wirklich Nötige beschränkt. Ein auf das Wesentliche reduzierter Maßnahmenplan für den Tagesablauf kann vom Personal ohne Zeitverlust umgesetzt werden. Alle Mitarbeiter in den jeweiligen Häusern durchliefen eine Schulung. Hinzu kamen die entsprechende
Überarbeitung des Qualitätshandbuches sowie regelmäßige Reflexionstreffen der Projektverantwortlichen.

Stolz auf das Erreichte

Die Projektteilnehmer kamen kürzlich in Regensburg zusammen und zogen abschließend ein positives Fazit. Dabei betonte Dr. Robert Seitz, für die Pflegeeinrichtungen zuständiger Abteilungsleiter, die Bedeutung administrativer Mechanismen für eine gute Arbeit. Allerdings müssten bürokratische Abläufe effizient sein – und dazu habe das Projekt einen ganz entscheidenden Beitrag geleistet. Alle Verantwortlichen könnten wirklich stolz auf das Erreichte sein! Dass sich der – nicht unerhebliche – Aufwand gelohnt habe, unterstrichen auch die Projektteilnehmer. Aus den Diskussionsbeiträgen ging hervor, dass sich nach gelegentlicher Skepsis zu Beginn überall Begeisterung einstellte. Der administrative Aufwand in den Einrichtungen habe deutlich abgenommen und das ohne Qualitätsverlust. Der Zeitaufwand sei gegenüber der herkömmlichen Pflegeplanung spürbar geringer. So entfielen nun viele überflüssige, zum Teil doppelt geführte Formulare. Jetzt bleibe mehr Zeit für die eigentliche Pflege – ein enormer Gewinn für alle! Das Feedback von Mitarbeitern, Angehörigen und Pflegeaufsicht sei dazu außerordentlich positiv. Und so waren sich alle Projektverantwortlichen darin einig, den eingeschlagenen Weg unbeirrt fortzusetzen. Nach Abschluss der Gesprächsrunde wurde auf den erfolgreichen Projektabschluss angestoßen. In geselliger Runde und bei einem leckeren Buffet klang die Veranstaltung aus.

Zusatzinfo

Bei der Umstellung der Pflegedokumentation folgt der Caritasverband der Diözese Regensburg dem Projekt „Ein-STEP“ (Einführung des Strukturmodells zur Entbürokratisierung der Pflegedokumentation). Dabei handelt es sich um eine Initiative des Pflegebevollmächtigten der Bundesregierung, Staatssekretär Karl-Josef Laumann, zur effizienteren Gestaltung der Dokumentationspraxis in der ambulanten und stationären Langzeitpflege. Info: www.ein-step.de