Person der Woche: Heiko Müller, Projektmanager für Digitalisierung

Regensburg, 25. Juli 2025

Das Bistum Regensburg hat das Projekt zur Digitalisierung ins Leben gerufen. Was heißt das eigentlich? Warum ist dieser Prozess so wichtig für uns als Kirche? Und wie können unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den Ergebnissen in Zukunft profitieren? Wir haben uns m Interview zur Person der Woche mit Herrn Heiko Müller unterhalten, der als Projektmanager digitale Prozesse anstößt und andere Abteilungen bei der Umsetzung unterstützt.

Herr Müller, die digitale Transformation ist zentrales Anliegen des Bistums Regensburg. Zur Umsetzung wurde ein eigenes Kernteam ins Leben gerufen. Warum ist die Digitalisierung für uns als kirchliche Institution gerade jetzt so wichtig? 

Ich möchte hier beispielhaft zwei, meiner Meinung nach sehr wichtige Aspekte von einer großen Anzahl an Gründen herausheben. Zum einen sind es die Menschen an sich. Diese, insbesondere die jüngere Generation, leben, lernen und kommunizieren überwiegend digital. Wer als Kirche präsent sein will muss dort sein, wo die Menschen sind und das bedeutet zunehmend auch online.

Zum anderen bemerken wir in der kirchlichen Verwaltung immer mehr - wie viele andere Branchen auch - den Fachkräftemangel. Das bedeutet auch für uns, dass wir zukünftig das vorhandene Arbeitsaufkommen qualitativ und quantitativ mit weniger Kollegen bewerkstelligen müssen. Um auch weiterhin für den Menschen da sein zu können müssen wir notwendige Arbeitsschritte automatisieren, vereinfachen und auch ein Stück weit optimieren. Weitere Gründe für die Digitalisierung, immer unter dem Aspekt „Mensch und Technik“, sind selbstverständlich der Umweltschutz (Schlagwort: „Papierloses Büro“), die Informationssicherheit, die Fixkostenreduktion und die vereinfachte Zusammenarbeit über Ort und Zeit hinweg. 

Was ist Ihre Aufgabe im Team der Digitalisierung?

Als Projektleiter und -manager bin ich nicht in der Abteilung 1 Digitalisierung, sondern in der Abteilung 5 Managementsysteme und dort im Fachbereich Projektmanagement tätig. Das bedeutet, dass ich die Digitalisierung unterstütze, indem ich dort Projekte leite und auch anderen Projektleitern in der Digitalisierung, falls gewünscht, beratend zur Seite stehe.

Aktuell werden in 18 Projekten die Weichen für eine digitale Zukunft gestellt. Worum geht es dabei genau?

Wir verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz, der den Menschen in den Mittelpunkt stellt. Die 18 Projekte der Digitalisierung lassen sich zuerst einmal in 2 Gruppen gliedern. Dies sind zum einen Projekte mit Außenwirkung und zum anderen Projekte zur Verbesserung der Verwaltung. Projekte mit Außenwirkung sind z.B. die Einführung eines Learning-Management-Systems oder die Neukonzeption unserer Homepagelandschaft. Der Großteil der Projekte betrifft allerdings die Optimierung der Verwaltung. Lassen Sie mich hier an einem Beispiel das Zusammenspiel dieser Projekte, wie es sich in naher Zukunft darstellen wird, versinnbildlichen:

Eine Anfrage aus einer Stiftung erreicht unser Ordinariat auf dem Postweg. Trifft der Brief bei uns ein, wird er zukünftig eingescannt und digitalisiert. Damit beschäftigt sich aktuell das Projekt „Digital Mailroom“. Daraufhin wird der Brief analysiert (wo muss er hin?). Hiermit ist das Projekt Bibo beschäftigt, in diesem Fall der Analysebot. Danach wird das Digitalisat an die entsprechende zuständige Organisationseinheit elektronisch zugestellt. Hier kommen unser Dokumentenmanagementsystem ENIAO und die neuen Bordmittel von Microsoft 365 zum Einsatz. Der Vorgang kann somit von mehreren zuständigen Personen gleichzeitig und vereinfacht bearbeitet werden. Ist der Vorgang abgeschlossen werden die Dokumente elektronisch in die Registratur weitergeleitet. Je nach gesetzlicher Grundlage wird dann entschieden, ob das Dokument einer Löschpflicht unterliegt oder archiviert werden muss. Diesbezüglich greift wiederum das Projekt „DLZA“ digitales Langzeitarchiv. An diesem Beispiel zeigt sich, welche verschiedenen Komponenten, Software- und Hardwarelösungen, Projekte etc. ein Gesamtbild ergeben und warum wir aktuell die digitale Transformation durchlaufen.

Unter den Neuerungen findet sich auch ein Chatbot. Was erwartet hier die Mitarbeiter?

Um diese Frage zielführend beantworten zu können sollte man zuerst erklären, was ein Chatbot eigentlich ist.  Wie definiert der Copilot - der Chatbot von Microsoft - sich selbst? „Chatbots sind virtuelle Assistenten mit KI-Unterstützung, die mit Benutzern in natürlicher Sprache interagieren…“ Bei uns im Haus wird der Chatbot - genannt Bibo - als Helfer in unserer täglichen Arbeit eingesetzt, sei es zu Recherchezwecken, als Auskunftsgeber oder aber auch zu speziellen Fragen wie zum Beispiel zum kirchlichen Datenschutzgesetz (KDG). Vieles wird hier möglich sein.

Wie können unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den Ergebnissen profitieren? Wie erfahren sie von den Fortschritten der digitalen Transformation?

Der Mehrwert für unsere Mitarbeiter wird sich zukünftig in den täglichen Arbeitsprozessen widerspiegeln, wenn sie z.B. nur noch eine Software benutzen müssen anstatt drei verschiedene, wenn die Zusammenarbeit an Dokumenten mit Kollegen einfacher wird, wenn man - ganz simpel ausgedrückt - nicht dauern auf „Speichern“ drücken muss, um nur einige Beispiele zu nennen. Über die jeweiligen Fortschritte und Neuerungen kann man sich jeder Zeit im Intranet unter der Rubrik „Digitalisierung“ informieren. Parallel dazu versenden wir in ca. 6-wöchigen Abständen Newsletter mit den neuesten Ankündigungen, Informationen und Angeboten an unsere Kollegen, damit diese sich rechtzeitig auf Neues einstellen und sich schon im Voraus auf die Verbesserungen freuen können.

Das Gespräch führte Dr. Dr. Stefan Groß.

(SSC)